Stwórz listę
Stworzenie listy zadań to pierwszy krok do wykonania pracy. Kiedy lista jest gotowa musimy rozróżnić zadania pilne od zadań ważnych.
- Pilne zadania wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Należy je wykonać od razu, a ich niewykonanie w określonym terminie powoduje określone konsekwencje np. Ukończyć projekt z datą wykonania ustaloną na ostatnią chwilę/Naprawić uszkodzoną rurę w mieszkaniu
- Ważne zadania mogą nie wymagać natychmiastowej uwagi, ale pomogą Ci osiągnąć długoterminowe cele np. Nawiązać kontakty biznesowe, aby zbudować bazę klientów/ Wykonać regularne prace domowe i konserwacyjne
Ćwiartka I: do zrobienia pilne i ważna zadania
Zadania, które są zarówno pilne, jak i ważne. Muszą być wykonane jak najszybciej, których nieterminowa realizacja przynosi konsekwencje oraz które wpływają na Twoje cele długoterminowe.
Są to zadania, które są Twoim priorytetem, a ich realizacja obarczona jest dużym stresem.
Przykładowe zadania w I Ćwiartce:
- Napisać jutrzejszy post na bloga
- Dokończyć pisanie propozycji projektu
- Odpowiedzieć na e-maile klientów
Ćwiartka II:
do zaplanowania
zadanie nieważne, ale są pilne
Zadania, które są pilne, ale nie ważne. Muszą zostać wykonane jak najszybciej, ale nie wpływają na Twoje cele długoterminowe. Są to zadania, które prawdopodobnie nie wymagają konkretnie Twoich umiejętności lub zaangażowania. Możesz więc oddelegować je innym członkom zespołu.
Ćwiartka III:
do oddelegowania
zadania pilne, ale nieważne
Delegowanie zadań to jeden z najskuteczniejszych sposobów zarządzania obciążeniem pracą i zapewnienia zespołowi możliwości poszerzenia zestawu umiejętności.
Przykładowe zadania w III Ćwiartce:
- Opublikować posty na blogu
- Przepisać notatki ze spotkania
- Odpowiedzieć na e-maile od osób niebędących klientami
Ćwiartka IV:
do porzucenia
zadanie ani pilne, ani ważne
Po przeanalizowaniu listy zadań i umieszczeniu zadań w pierwszych trzech ćwiartkach zauważysz, że pozostało kilka zadań. Są to zadania, które nie są ani pilne ani ważne. Te niepilne i nieważne zadania to rozpraszacze i pozornie istotne sprawy, które tylko utrudnią Ci osiągnięcie celów. Umieść je w tej ćwiartce.
Przykładowe zadania IV ćwiartka:
- Czynności okołozadaniowe
- Wziąć udział w spotkaniu statusowym
- Udostępnić zatwierdzenia statusu
Wskazówki, które pomogą ustalić ci priorytety zadań
- Przypisz kolory do swoich zadań.
Pomoże to wyróżnić te o najwyższym priorytecie. Przeanalizuj swoją listę zadań i spróbuj użyć czterech kolorów dla różnych poziomów priorytetu w następujący sposób:
Zielony = najwyższy priorytet (I Ćwiartka)
Żółty = drugi najwyższy priorytet (II Ćwiartka)
Niebieski = trzeci najwyższy priorytet (III Ćwiartka)
Czerwony = zadanie niepriorytetowe (IV Ćwiartka) - Ogranicz liczbę zadań do 10 na ćwiartkę
Nawet jeśli masz dużo zadań na swojej liście, spróbuj ograniczyć je do 10 na ćwiartkę. Dzięki temu Twoja macierz Eisenhowera nie stanie się przytłaczająca. - Stwórz osobne listy dla zadań osobistych i tych związanych z pracą
Różne rodzaje zadań będą wymagać różnych ram czasowych, zasobów i metod oraz prawdopodobnie różnych procesów myślowych. Aby skutecznie zarządzać osobistymi i zawodowymi celami, musisz je od siebie oddzielić. - Eliminuj, a następnie przydzielaj priorytety
Zacznij od wyeliminowania niepotrzebnych zadań, aby skutecznie ustalić swoje priorytety. Dzięki tej strategii zajmiesz się czwartą ćwiartką, zanim przejdziesz do ćwiartki pierwszej, drugiej i trzeciej.
