Leaders Island logo
Analiza projektu

Spotkanie Project
post-mortem

Choć nazwa jest dosyć przerażająca, to “post-mortem” projektu oznacza właśnie to – analizę projektu po jego “śmierci”, czyli analizę rzeczy, które poszły nie tak. Analizę taką przeprowadzamy przede wszystkim w projektach i inicjatywach, które zakończyły się porażką.
Warto jednak korzystać z tego podejścia po zakończeniu wszystkich projektów. W tym drugim przypadku jednak warto korzystać z nazwy “retrospektywa” i podejścia “co poszło dobrze” i “co można było zrobić lepiej”.

Jak przeprowadzić analizę post-mortem z zespołem?

Krok 1:
Zbierz zespół projektowy
Wybierz z projektu kluczowe osoby (lub cały zespół, ale zastanów się, czy spotkanie w pełnym składzie nie będzie kontrproduktywne), które wezmą udział w spotkaniu.
Krok 2:
Stwórz podsumowanie projektu
Przygotuj przed spotkaniem podsumowanie tego, co działo się w projekcie. Może być to wynik spotkania w formie retrospektywy (które musiał/abyś zorganizować jeszcze przed post-mortem), albo zbiór Twojej wiedzy na temat projektu. Ważne, aby Twoja wiedza na temat projektu była kompleksowa i uwzględniała różne punkty widzenia np.: klienta, developera, designera, project managerki, itp.
Krok 3:
Zorganizuj spotkanie
Na spotkaniu zarysuj najpierw jego cel, a później poprowadź uczestników zadając różne pytania i prowadząc sesję brainstormingową. Warto zadawać też pytania i stawiać tezy “kontrowersyjne” jak np.: Czemu (nie “czy”) nasza komunikacja z zespołem klienta była zbyt rzadka?
Krok 4:
W trakcie spotkania zadawaj pytania

Zadawaj pytania (też kontrowersyjne), ale unikaj szukania winnych i obwiniania członków zespołu. Pamiętaj, że celem tej analizy jest wyciągnięcie wniosków na przyszłość, a osoby obecne na spotkaniu powinny się czuć bezpiecznie i komfortowo, żeby móc dzielić się tym, co naprawdę myślą.

Przykładowe pytania, które mogą Was poprowadzić, to np.:

  • Czy uważasz, że ten projekt zakończył się sukcesem? Dlaczego?
  • Czy to zdarzenie (lub podobne mające tę samą główna przyczynę) miało już miejsce wcześniej? Jeśli tak, dlaczego ponownie się zdarzyło?
  • Czy zdarzyło się coś, czego nie przewidzieliśmy, choć dało się to zrobić?
  • Czy uważasz, mieliśmy wystarczające zasoby, aby ukończyć projekt w wyznaczonym czasie? Jeśli nie, jakie zasoby należałoby udostępnić, aby dotrzymać deadline’u?
  • Co zrobiliśmy dobrze i jakie możemy wyciągnąć z tego wnioski?
  • Gdzie mieliśmy szczęście?
  • Czego się nauczyliśmy?
  • Czy mamy pewność, że nie zdarzy się to ponownie?
Krok 5:
Wyznaczcie kolejne kroki

Żeby dyskusja nie była jałowa i przyniosła zmiany w przyszłości, koniecznie popracujcie nad kolejnymi krokami, czy “action pointami”, które będą miały przypisane osoby odpowiedzialne. Takie akcje trzeba zweryfikować za jakiś czas np. miesiąc. Musisz pilnować, aby wyciągnięte wnioski znalazły odzwierciedlenie w rzeczywistości.

Przykładowe pytania, to: 

  • Co możemy zrobić, aby zapobiec zdarzeniom tej klasy w przyszłości?
  • Co zamierzamy zrobić, aby nie dopuścić do ponownego wystąpienia takie problemu? Kto podejmie działania i kiedy je zakończy?
Krok 6:
Stwórz i udostępnij podsumowanie
Podsumowanie powinno zawierać też wyznaczone kolejne kroki i działania.

Inne narzędzia z zakresu:
Analiza projektu

Analiza 5 WHYs

5WHYs to technika analizy złożonych problemów, której celem jest dojście do tzw. “root cause”, czyli głównej przyczyny. Technika może być używana do analizy praktycznie wszystkiego. Co leży u podstawy Twoich wyzwań w pracy z klientem?

Czytaj więcej
Scroll to Top